Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”) ile ticari defterlerin dijitalleşmesinin önü açılmıştır. Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olup, birtakım ticaret şirketleri açısından işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutmak (“Elektronik Defter”) zorunlu hale gelecektir.
Elektronik Defter Tutulması Zorunluluğunun Kapsamı
Tebliğ uyarınca, 1 Ocak 2026 tarihi itibarıyla kurulmuş ve ticaret siciline tescil edilmiş şirketler, bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler Elektronik Defter tutmak zorundadır.
Bunların dışında kalan ticari şirketlerin de ihtiyari olarak Elektronik Defter tutmaları mümkündür. Ancak bu durumda, söz konusu şirketlerin ilgili defterlerinin tamamını elektronik ortamda tutması gerekecektir.
Ayrıca, Tebliğ hükümleri kapsamında defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler hiçbir şekilde defterleri yeniden fiziki ortamda tutamayacaktır.
Elektronik Defterlerin Oluşturulması ve Elektronik Defter Sistemi’nin Kullanılması
Kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile eş zamanlı olarak Bakanlık tarafından oluşturulan Elektronik Defter Sistemi’nde (“Sistem”) oluşturularak aktif hale getirilir.
Fiziki defter tutmakta iken Elektronik Defter tutma zorunluluğu kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren en geç iki ay içinde, Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun bir kararla notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmalıdır.
Elektronik Deftere ihtiyari olarak geçmek isteyen şirketler de yine Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun şekilde alınan bir kararla, kararın alındığı hesap dönemi içinde notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmalıdır.
Kapanış onayı sırasında noter, kapanışın elektronik deftere geçiş amacıyla yapıldığını fiziki deftere şerh olarak işler. Kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgilerinin noter tarafından Sistem’e tanımlanmasıyla birlikte, defterler aktif hale getirilir.
Elektronik Defterler Üzerinde Sistem’de İşlem Yapma Yetkilisi
Sistem’de oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek kullanıcıya aittir. Birden fazla sistem kullanıcısı belirlenmesi mümkündür.
Elektronik Defterler’in Muhafazası
Sistem üzerinde oluşturulan defterler, şirketlerin kullanımına hazır halde elektronik defter dosyası formatında Bakanlığın bilgi sisteminde muhafaza edilir. Bakanlık elektronik defter dosyalarının güvenli bir şekilde saklanmasını, gizliliğini, değişmezliğini, erişilebilirliğini, bütünlüğünü ve her işleme ait logların kayıt altına alınmasını sağlamakla yükümlüdür.
Elektronik Defterler Üzerinde Sistem’de İşlem Yapma Yetkilisinin Sorumluluğu
Sistem’de, kullanıcı tarafından gerçekleştirilen tüm işlemler kayıt tarihlerine göre değiştirilemez şekilde saklanır. Elektronik ortamda yapılan işlemlerin tespit ve tevsikinde Sistem kayıtları esas alınır.
Kayıt sırasında yapılan maddi hatalar, kullanıcı tarafından düzeltilir ve düzeltmenin maddi hata nedeniyle yapıldığı Sistem’de ilgili alanda belirtilir.
Sistem’de oluşturulan defterlere yapılan kayıtların hatalı olmasından kaynaklanan zararlar, şirket yönetim organı üyeleri ve yöneticilerin sorumluluğunu doğurabilir.
Son olarak, Elektronik Defterlere yapılacak kayıtlara dayanak teşkil eden fiziki karar tutanakları ve diğer ilgili belgelerin, talep halinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi yükümlülüğü de şirket yöneticileri üzerinde önemli bir sorumluluk oluşturmaktadır. Zira, Elektronik Defterlerin usulüne uygun tutulması, dayanak belgelerin saklanmasına ilişkin yükümlülüğü ortadan kaldırmamakta olup, bu belgelerin de mevzuata uygun şekilde muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Elektronik Defterler’in Hükmü
Tebliğ’de belirlenen usul ve esaslara uygun olarak tutulan Elektronik Defterler, kanuni defter hükmündedir. Bu defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır.
Tebliğ ile birtakım ticari şirketlerin elektronik ortamda defter oluşturma, tutma, saklama ve ibraz etmesi zorunlu hale gelmiştir. Bu kapsamda, sistemin işleyişinin daha erişilebilir ve güvenli hale gelmesi beklenmektedir. Elektronik Defter tutma zorunluluğunun ilerleyen dönemde daha da netlik kazanacağı öngörülmektedir. Bu nedenle, uygulamaya yönelik ikincil düzenlemelerin yayımlanması ve Bakanlık tarafından getirilecek ilkelerin takip edilmesi önem arz etmektedir.
Konuyla ilgili daha fazla bilgi için bizimle iletişime geçmekten çekinmeyiniz.
