Geçmiş senelerde olduğu gibi, yıl sonuna yaklaştığımız bu günlerde şirketinizin yıllık ticari defter tasdiklerine ilişkin yapılması gereken hususları dikkatinize sunmak isteriz.

Bilindiği üzere, Türkiye’de kurulu ticari şirketlerin, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca fiziki ortamda tutulan;

• Yevmiye defteri,

• Defteri kebir,

• Envanter defteri,

• Pay defteri,

• Yönetim kurulu karar defteri,

• Genel kurul toplantı ve Müzakere defteri

açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter nezdinde yaptırılması gerekmektedir. Buna göre, hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerin 2019 yılında kullanacakları tasdike tabi defterlerini en son mesai günü olan 31 Aralık 2018 akşamına kadar noter nezdinde tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Bu noktada belirtmek isteriz ki, defter açılışlarının ticaret sicili tarafından tasdikine ilişkin bir uygulama getirilmiş olmakla birlikte, bu onaylar sadece ilgili şirketin kuruluş ve ticaret siciline tescili sırasında ticaret sicil müdürlükleri tarafından yapılabilmektedir. Bu nedenle yıl sonunda gerçekleştirilen açılış onaylarının yine noterler huzurunda yapılması gerekecektir. Bu noktada belirtmek isteriz ki, bugüne kadar farklı uygulamalar olmuş ise de Türkiye Noterler Birliği’nin 16.11.2018 tarihli 22 sayılı Genelgesi ile, ticari defterlerin gerek yıl sonunda, gerek ise sayfa bitmesi gibi sebeplerle yeni defter açılış tasdiki yapılırken, önceki ticari defterin kendisinin veya önceki defter zayi olmuş ise usulünce alınmış zayi belgesinin de ibraz edilmesi gerektiği vurgulanmıştır.

Bununla birlikte, Şirketlerin hâlihazırda kullandıkları pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.

Türk Ticaret Kanunu uyarınca, kapanış tasdikleri sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için yapılması zorunludur. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan mükellefler için 28 Haziran 2019 gününe kadar), yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan mükellefler için 31 Ocak 2019 gününe kadar) notere yaptırılabilecektir.

Yeterli yaprakları bulunması halinde, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir için ise, bu defterleri ertesi yılda da kullanmak isteyenler yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde (hesap dönemi takvim yılı olanlarda 31 Ocak 2019 gününe kadar) noterde ara tasdik işlemi yaptırarak kullanmaya devam edilebilirler. Bu durumda tekrar açılış onayı ve kapanış tasdiki işlemlerin yapılması gerekmemektedir.

Nihai olarak, defterlerin süresi içerisinde açılış ve kapanış tasdikinin yapılmamasının hem Vergi Usul Kanunu’nun 352nci maddesi uyarınca usulsüzlük cezası hem de Türk Ticaret Kanunu’nun 562'nci maddesi uyarınca idari para cezasına tabi olacağına dikkatinizi çekeriz. Ayrıca bir ihtilaf halinde, Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 222'nci maddesi uyarınca ancak kanuna göre açılış ve kapanış tasdikleri yapılmış, eksiksiz ve usulüne uygun olarak kaydedilmiş ve tutulmuş olmaları halinde ticari defterlerin şirket için delil teşkil edeceklerini de hatırlatmak isteriz.