Geçmiş senelerde olduğu gibi, yılsonuna yaklaştığımız bu günlerde şirketinizin yıllık ticari defter tasdiklerine ilişkin yapılması gereken hususları dikkatinize sunmak isteriz.

Bilindiği üzere, Türkiye’de kurulu ticari şirketlerin, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca fiziki ortamda;

• Yevmiye defteri,

• Defteri kebir,

• Envanter defteri,

• Pay defteri,

• Yönetim kurulu karar defteri,

• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmaları gerekmektedir.

ŞİRKET TÜRÜNE GÖRE TUTULMASI ZORUNLU OLAN DEFTERLER

Yeni faaliyet yılına girmeden önce şirketinizin ticari defterlerinin açılış ve kapanış onaylarına ilişkin olarak dikkat edilmesi gereken noktalar:

(a) Fiziki ortamda tutulacak defterlerin açılış onayları

Açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter nezdinde yaptırılması gerekmektedir. Buna göre, hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerin 2020 yılında kullanacakları tasdike tabi defterlerini en son mesai günü olan 31 Aralık 2019 akşamına kadar noter nezdinde tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Defter açılışlarının ticaret sicili tarafından tasdikine ilişkin bir uygulama getirilmiş olmakla birlikte, bu onaylar sadece ilgili şirketin kuruluş ve ticaret siciline tescili sırasında ticaret sicil müdürlükleri tarafından yapılabilmektedir. Bu nedenle yıl sonunda gerçekleştirilen açılış onaylarının yine noterler huzurunda yapılması gerekecektir. Bu noktada belirtmek isteriz ki, bugüne kadar farklı uygulamalar olmuş ise de Türkiye Noterler Birliği’nin 16.11.2018 tarihli 22 sayılı Genelgesi ile ticari defterlerin gerek yıl sonunda, gerekse sayfa bitmesi gibi sebeplerle yeni defter açılış tasdiki yapılırken, önceki ticari defterin kendisinin veya önceki defter zayi olmuş ise usulünce alınmış zayi belgesinin de ibraz edilmesi gerektiği vurgulanmıştır.

Bununla birlikte, Şirketlerin hâlihazırda kullandıkları pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmak zorunda kalanların defterleri kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmaları gerekmektedir.

(b) Fiziki ortamda tutulacak defterlerin kapanış onayları

Türk Ticaret Kanunu uyarınca, sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için kapanış tadiki yapılması zorunludur.

• Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan mükellefler için 30 Haziran 2020 gününe kadar),

• Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan mükellefler için 31 Ocak 2020 gününe kadar) noterde yaptırılabilecektir.

(c) Ticari defterlerin yenileme onayı

Yeterli yaprakları bulunması halinde, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir için ise, bu defterleri ertesi yılda da kullanmak isteyenler yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde (hesap dönemi takvim yılı olanlarda 31 Ocak 2020 gününe kadar) noterde ara tasdik işlemi yenileyerek kullanmaya devam edilebilirler. Bu durumda tekrar açılış onayı ve kapanış tasdiki işlemlerin yapılması gerekmemektedir.

(d) Tasdik yükümlülüğüne uyulmamasının yaptırımı

Nihai olarak, defterlerin süresi içerisinde açılış ve kapanış tasdikinin yapılmamasının hem Vergi Usul Kanunu’nun 352nci maddesi uyarınca usulsüzlük cezası hem de Türk Ticaret Kanunu’nun 562'nci maddesi uyarınca idari para cezasına tabi olacağına dikkatinizi çekeriz. Ayrıca bir ihtilaf halinde, Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 222'nci maddesi uyarınca ancak kanuna göre açılış ve kapanış tasdikleri yapılmış, eksiksiz ve usulüne uygun olarak kaydedilmiş ve tutulmuş olmaları halinde ticari defterlerin şirket için delil teşkil edeceğini de hatırlatmak isteriz.