Geçmiş senelerde olduğu gibi, yıl sonuna yaklaştığımız bu günlerde şirketinizin yıllık ticari defter tasdiklerine ilişkin yapılması gereken hususları dikkatinize sunmak isteriz.

Bilindiği üzere, Türkiye’de kurulu ticari şirketlerin, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca;

• Yevmiye defteri,

• Defteri kebir,

• Envanter defteri,

• Pay defteri,

• Yönetim kurulu karar defteri,

• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmaları gerekmektedir.

ŞİRKET TÜRÜNE GÖRE TUTULMASI ZORUNLU OLAN DEFTERLER

	Her tacir (Gerçek veya Tüzel kişi)	Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ve kooperatifler	Şahıs şirketler	Anonim şirketler	Limited şirketler
Yevmiye defteri	X	X	X	X	X
Defteri Kebir	X	X	X	X	X
Envanter defteri	X	X	X	X	X
Pay defteri		X		X	X
Yönetim kurulu karar defteri		X		X
Genel Kurul toplantı ve müzakere defteri		X	X	X	X

Yeni faaliyet yılına girmeden önce şirketinizin ticari defterlerinin açılış ve kapanış onaylarına ilişkin olarak dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda açıklanmıştır.

(a) Fiziki ortamda tutulacak defterlerin açılış onayları

Açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter nezdinde yaptırılması gerekmektedir. Buna göre, hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerin 2021 yılında kullanacakları tasdike tabi defterlerini en son mesai günü olan 31 Aralık 2020 akşamına kadar noter nezdinde tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Defter açılışlarının ticaret sicili tarafından tasdikine ilişkin bir uygulama getirilmiş olmakla birlikte, bu onaylar sadece ilgili şirketin kuruluş ve ticaret siciline tescili sırasında ticaret sicil müdürlükleri tarafından yapılabilmektedir. Bu nedenle yıl sonunda gerçekleştirilen açılış onaylarının yine noterler huzurunda yapılması gerekecektir. Bu noktada belirtmek isteriz ki, bugüne kadar farklı uygulamalar olmuş ise de Türkiye Noterler Birliği’nin 16.11.2018 tarihli 22 sayılı Genelgesi ile ticari defterlerin gerek yıl sonunda, gerekse sayfa bitmesi gibi sebeplerle yeni defter açılış tasdiki yapılırken, önceki ticari defterin kendisinin veya önceki defter zayi olmuş ise usulünce alınmış zayi belgesinin de ibraz edilmesi gerektiği vurgulanmıştır.

Bununla birlikte, Şirketlerin hâlihazırda kullandıkları pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmak zorunda kalanların defterleri kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmaları gerekmektedir.

(b) Fiziki ortamda tutulacak defterlerin kapanış onayları

Türk Ticaret Kanunu uyarınca, sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için kapanış tasdiki yapılması zorunludur.

• Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan mükellefler için 30 Haziran 2021 gününe kadar),

• Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan mükellefler için 31 Ocak 2021 gününe kadar) noterde yaptırılabilecektir.

(c) Ticari defterlerin yenileme onayı

Yeterli yaprakları bulunması halinde, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir için ise, bu defterleri ertesi yılda da kullanmak isteyenler yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde (hesap dönemi takvim yılı olanlarda 31 Ocak 2021 gününe kadar) noterde ara tasdik işlemi yenileyerek kullanmaya devam edilebilirler. Bu durumda tekrar açılış onayı ve kapanış tasdiki işlemlerin yapılması gerekmemektedir.

(d) Elektronik ortamda tutulan defterlerin onayları

Elektronik Defter Genel Tebliği (“Tebliğ”) 3.2.1 hükmü uyarınca e-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler ile Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin 4. fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketlerin e-defter uygulamasına dahil olmaları zorunludur. İlgili koşullar uyarınca 2020 yılı içinde e-faturaya geçiş yapan veya bağımsız denetime tabi olan şirketler, 01.01.2021 tarihi itibarıyla e-defter tutma zorunluluğuna da tabi olacaklardır.

Elektronik ortamda tutulan defterler bakımından açılış ve kapanış onayı gerekmemektedir. Tebliğ uyarınca, e-defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayan şirketler, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içinde fiziki ortamda tutulan eski defterlerine kapanış onayı yaptırmalıdır.

E-defter tutan şirketler, yevmiye defteri ve defteri kebir dışında tutmak zorunda oldukları diğer defterleri ise fiziki olarak tutmak, tasdik ettirmek ve kapanış onayı gereken defterlerinin kapanış onaylarını yaptırmak zorundadırlar.

(e) Tasdik yükümlülüğüne uyulmamasının yaptırımı

Nihai olarak, defterlerin süresi içerisinde açılış ve kapanış tasdikinin yapılmamasının hem Vergi Usul Kanunu’nun 352’nci maddesi uyarınca usulsüzlük cezası hem de Türk Ticaret Kanunu’nun 562'nci maddesi uyarınca idari para cezasına tabi olacağına dikkat çekmek isteriz. Ayrıca bir ihtilaf halinde, Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 222'nci maddesi uyarınca ancak kanuna göre açılış ve kapanış tasdikleri yapılmış, eksiksiz ve usulüne uygun olarak kaydedilmiş ve tutulmuş olmaları halinde ticari defterlerin şirket için delil teşkil edeceğini de hatırlatmak isteriz.

Konuya ilişkin her türlü sorunuz için bizimle corporate@ersoybilgehan.com adresi üzerinden iletişime geçebilirsiniz.